2 Doel en functie van dit gebruiksplan
In dit hoofdstuk worden de algemene doelstellingen en functies van het gebruiksplan van de Protestantse Gemeente Diepenveen beschreven.
2.1 Doelstelling in het algemeen
Met dit gebruiksplan willen we:
-
bijdragen aan het terugdringen van de verspreiding van het coronavirus. Als kerk willen we daarin onze verantwoordelijkheid nemen;
-
bijdragen aan het beschermen van de meest kwetsbaren. We zien het maken van goed doordachte keuzes als een vorm van naastenliefde;
-
volop kerk en gemeente zijn vanuit ons (kerk)gebouw. We willen verbinding blijven zoeken met God, zijn Woord en met elkaar om toegerust in de wereld te staan.
2.2 Functies van dit gebruiksplan
-
We beschrijven hierin de inrichting, organisatie en procedures tijdens de zogenoemde controlefase van de coronacrisis;
-
De mensen die meewerken aan het voorbereiden en organiseren van samenkomsten zullen we op basis hiervan instrueren;
-
Op basis van dit plan zetten we de communicatie op naar alle betrokkenen binnen en buiten onze gemeente (zie ook hoofdstuk 5);
-
Dit plan is online te vinden op de website en op papier in ons kerkgebouw aanwezig. We zijn hiermee aanspreekbaar voor bijvoorbeeld de veiligheidsregio.
2.3 Fasering
-
We hebben besloten om vanaf 2 augustus 2020 weer met de kerkdiensten in onze kerk te beginnen. We starten dan met het maximale aantal bezoekers dat mogelijk is. Dat betekent dat er maximaal 40 aanmeldingen welkom zijn. Dit is inclusief de ‘medewerkers’ en mensen uit één huishouden tellen als één aanmelding
-
In september 2020 evalueren we in de kerkenraad hoe het gaat en bepalen we vervolgstappen. Dit is ook afhankelijk van de landelijke richtlijnen.
2.4 Algemene afspraken
Wij vinden ontmoeting, gesprek en nabijheid belangrijk. Toch willen we in het kader van onze doelstelling:
-
anderhalve meter afstand houden tussen mensen die niet tot hetzelfde huishouden behoren;
-
mensen die ziek of verkouden zijn dringend verzoeken om thuis te blijven, samen met anderen uit hun huishouden;
-
de samenkomsten zo inrichten dat we op het gebied van organisatie, routing en hygiëne voldoen aan de richtlijnen en voorschriften van de overheid / het RIVM en de vanuit het landelijk kerkverband aangereikte richtlijnen;
-
op de hoogte blijven van ontwikkelingen en aanwijzingen. We leren, evalueren en stellen bij vanuit de praktijk. Dat betekent dat we dit gebruiksplan regelmatig actualiseren
3 Gebruik van het kerkgebouw
Dit hoofdstuk beschrijft enkele basisgegevens met betrekking tot het gebruik van ons kerkgebouw
3.1 Meerdere gebruikers / meerdere diensten op een zondag
Vooralsnog is het niet mogelijk om meerdere diensten/activiteiten op dezelfde dag in de kerk te organiseren
3.1.1 Aanvangstijden voor verschillende diensten
We hanteren de gebruikelijke aanvangstijd namelijk om 10.00 uur. We verzoeken bezoekers ruim op tijd aanwezig te zijn.
3.2 Gebruik kerkzalen
3.2.1 Plaatsing in de kerkzaal
De elementen in de kerkzaal hoeven niet anders te worden geplaatst om de anderhalve meter te waarborgen. Wel worden de zitplaatsen gemerkt en wordt er een tweede katheder met microfoon geplaatst voor de lector. Bij het gebruik wordt de microfoon niet aangeraakt.
3.2.2 Capaciteit in een anderhalve meter-situatie
Er hoeft niet fasegewijs opgebouwd te worden in het aantal bezoekers omdat we vanaf 2 augustus starten met de kerkdiensten. Dat maakt dat we gelijk kunnen starten met het maximaal aantal bezoekers dat de ruimte toelaat om op anderhalve meter van elkaar te blijven. Dat betekent dat er 40 aanmeldingen mogelijk zijn (inclusief het aantal ‘medewerkers’ en mensen uit één huishouden tellen als één aanmelding). Daarbij houden we rekening met een aantal plaatsen voor onverwachte bezoekers. Daarvoor houden we de 2 achterste banken vrij.
3.2.3 Zalen: normale capaciteit en aangepaste capaciteit
|
|
Normaal gebruik
|
Aangepast gebruik vanaf 2 augustus 2020
|
|
Kerkzaal
|
kerkdiensten en gemeentevergaderingen
200 zitplaatsen / xx oppervlakte
|
40 aanmeldingen (incl. medewerkers en mensen uit één huishouden tellen als één aanmelding)
|
|
Garderobe
|
Toegankelijk
|
Afgesloten
|
|
Consistorie
|
Ouderling + diaken + voorganger
|
Ouderling + diaken + voorganger
|
|
Vergaderzaal
1e verdieping
|
kindernevendienst voor 15 kinderen en 2 leiders
|
kindernevendienst voor 10 kinderen en 2 leiders
|
|
De Notenhof
|
diverse functies met maximum van 40 personen
|
Toegankelijk voor maximaal 12 personen
|
4 Concrete uitwerking
4.1 Gerelateerd aan het gebouw
4.1.1 Routing
Binnenkomst van kerk en kerkzaa
-
De deuren zijn geopend, zodat mensen geen deurklinken of klapdeuren hoeven aan te raken.
-
Bij de ingang staat een zuil met desinfectans. Er is een coördinator aanwezig om bezoekers naar binnen te begeleiden en te vragen naar de gezondheid (coördinator 1). De bezoekers hebben zich vooraf aangemeld. Er is dus een overzicht van welke bezoekers in de kerk aanwezig zijn.
-
De garderobe is gesloten. Bezoekers worden verzocht hun jas mee te nemen naar de zitplaats. Daar is voldoende ruimte.
-
In de kerkzaal is ook een coördinator aanwezig (coördinator 2) om de bezoekers naar de juiste zitplaats te begeleiden (van voor naar achter). Deze zitplaatsen zijn gemarkeerd.
Verlaten van de kerk
-
Coördinator 1 begeleidt de bezoekers bij het verlaten van de kerkzaal na afloop van de dienst. Daarbij wordt de ruimte van achter naar voren ontruimd. Belangrijk is om ook hier de 1,5 meter aan te houden. Er worden in de hal markeerstrepen aangebracht om bezoekers hieraan te helpen herinneren.
4.1.2 Gebruik van kerkplein en ontvangsthal
Kerkgangers zijn geïnformeerd dat zij direct de kerk binnengaan en niet buiten (sociaal) groeperen.Dit geldt ook voor het verlaten van de kerk.
4.1.3 Garderobe
De garderobe is gesloten. Bezoekers wordt gevraagd de jas mee te nemen naar de zitplaats.
4.1.4 Parkeren
Ten aanzien van het parkeren hoeven geen aanvullende afspraken worden gemaakt. Ook hier geldt dat bezoekers de anderhalve meter goed aanhouden.
4.1.5 Toiletgebruik
Het toilet is toegankelijk. Het liefst minimaal gebruiken. Goed handhygiëne toepassen. Na gebruik de deurklinken en de toiletbril reinigen met een hygiënisch doekje. Op de toiletdeur wordt een poster gehangen met de hygiëne maatregelen. Ook wordt er aan de buitenzijde van het toilet een dispenser gehangen voor handhygiëne.
4.1.6 Reinigen en ventileren
De kerk wordt in principe maar 1 x per week gebruikt. Daarvoor is het niet nodig om extra te reinigen en ventileren.
4.2 Gerelateerd aan de samenkomst
4.2.1 Gebruik van de sacramenten
De avondmaal viering van augustus komt te vervallen. De volgende avondmaalviering is op 25 oktober. Daarvoor wachten we de mogelijke versoepeling van de maatregelen af en bereiden dan viering voor. Zie
www.protestantsekerk.nlvoor adviezen van het moderamen van de generale synode.
Avondmaal
Vooralsnog gaan we er van uit dat er een tafel wordt klaargemaakt zodat bezoekers zichzelf kunnen bedienen. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van de kleine bekertjes (mogelijk ook de plastic glaasjes).
Doop
Indien van toepassing wordt de doop voorbereid met de dan geldende hygiëne maatregelen en richtlijnen.
4.2.2 Zang en muziek
Gemeentezang is vooralsnog helaas niet mogelijk. In samenspraak met de organist wordt de muzikale ondersteuning afgestemd. Er kan ook gebruik gemaakt worden van de geluidsinstallatie.
4.2.3 Collecteren
Het gebruik van doorgeefzakken en lange collectestokken is niet mogelijk. In de hal worden twee schalen geplaatst voor de eerste en tweede collecte waaraan kerkgangers bij het verlaten van de kerk hun bijdrage kunnen geven. Belangrijk is dat coördinator 2 aandacht heeft voor mogelijke filevorming. Het geld wordt na afloop van de dienst geteld. Daarbij worden handschoentjes gedragen.
4.1.4 Koffiedrinken en ontmoeting
Gelet op de voorschriften van het RIVM wordt dit vooralsnog achterwege gelaten.
4.2.5 Kinderoppas en kinderwerk
Tot 1 september is er geen kindernevendienst. Ook de kind op schoot diensten worden voorlopig nog niet opgestart. Kinderen zijn in de opstartperiode natuurlijk van harte welkom in de kerk.
Vanaf 1 september start de kindernevendienst weer op. Deze vindt plaats in de vergaderzaal op de 1e verdieping.
4.3 Uitnodigingsbeleid
In het Open Venster van juli/augustus 2020 wordt aangekondigd dat de kerkdiensten vanaf 1 augustus weer opstarten. Daarnaast krijgen alle gemeenteleden per post een brief waarin zij van harte worden uitgenodigd en waarin de werkwijze voor het aanmelden en het beleid worden beschreven (zie bijlage). Er zijn vaste contactpersonen benoemd waar mensen zich kunnen aanmelden. Het liefst per mail. Er wordt een overzicht gemaakt van het aantal aanmeldingen zodat er zicht is wie er aanwezig zal zijn. Daarmee wordt ook helder hoeveel mensen aanwezig zullen zijn. Deze lijst wordt door de contactpersonen op zaterdag naar de ouderling van dienst gestuurd. Deze neemt de lijst op zondag mee naar de kerk.
Er blijven een paar plekken open voor onaangemelde bezoekers die we ook graag welkom heten. Deze mensen moeten ter plekke geregistreerd worden (naam en telefoonnummer). Dit wordt op de overzichtslijst gezet.
4.3.1 Ouderen en kwetsbare mensen
Omdat veel bezoekers gerekend kunnen worden tot de risicogroep (70+), is het van belang om de maatregelen serieus te nemen en bezoekers daar vooraf goed over te informeren. Er zijn per dienst twee coördinatoren aanwezig om bezoekers daarin te begeleiden. Het is uiteindelijk aan bezoekers zelf om de afweging te maken wel of niet aanwezig te zijn. Daarnaast wordt ook onderzocht wanneer de diensten in Sparrenheuvel weer kunnen starten.
4.4 Taakomschrijvingen
4.4.1 Coördinatoren
Per dienst zijn er twee coördinatoren. De ouderling van dienst (coördinator 1) en de koster (coördinator 2). Zij zijn herkenbaar door dat zij eenbadge dragen met ‘coördinator’. Zij begeleiden kerkgangers in de kerk bij binnenkomst en bij het naar buiten gaan. Zij zullen kerkgangers ook vragen naar hun gezondheidssituatie.
Er wordt een draaiboek gemaakt voor de kosters en zij worden goed geïnformeerd over de extra taken.
4.4.2 Kerkenraad, diaconie en voorganger
-
Er wordt dienst gedraaid op basis van het dienstrooster. Iedere zondag is er een ouderling, een diaken/kerkrentmeester en de voorganger aanwezig.
-
Het consistoriegebed kan, zoals we gewend zijn, voorafgaande aan de dienst in de consistorie plaatsvinden. Deze is groot genoeg om op 1,5 meter afstand van elkaar te blijven.
-
Na afloop wordt er geen hand geschud, maar een hoofdknik gegeven.
4.4.3 Techniek
Wanneer de geluidsinstallatie wordt gebruikt, wordt deze klaargezet door de koster. Dit is voorafgaande aan de dienst afgestemd.
4.4.4 Muzikanten/organist
De organist en/of andere muzikanten gebruiken de ruimte op de eerste etage bij het orgel. Ook hierover vindt voorafgaand aan de dienst afstemming plaats.
4.5 Tijdschema
|
wanneer
|
wat
|
wie
|
|
|
zondag
|
|
|
9:30u
|
Deuren van het gebouw open
ventileren
|
koster
|
|
|
Toiletten en deurklinken reinigen
|
koster
|
|
9:30/9.45u
|
Techniek voorbereiden indien nodig
|
koster
|
|
9:30/9.45u
|
Muziekteam/organist aanwezig
|
|
|
9.30u
|
Coördinatoren aanwezig
|
|
|
9.30u
|
Kerkenraad en voorganger aanwezig
|
|
|
10.00u
|
Aanvang dienst
|
|
|
10:45
|
Afsluiting dienst
|
|
|
|
Het collectegeld wordt geteld in de vergaderruimte op de eerste verdieping. Na het tellen worden de handschoentjes weggegooid
|
Diaken en kerkrentmeester
|
|
|
Zaal afsluiten
|
koster
|
5 Besluitvorming en communicatie
5.1 Besluitvorming
Het gebruiksplan is voorbereid in de Coronawerkgroep en wordt door de Kerkenraad in juni 2020 vastgesteld (via mail verspreid en om goedkeuring gevraagd).
5.2 Communicatie
Kerkgangers worden via OpenVenster en een persoonlijke brief (zie bijlage) uitgenodigd om de diensten weer bij te wonen. De onderstaande richtlijnen zijn van toepassing. Bij binnenkomst zullen kerkgangers ook nog een keer geattendeerd worden op de richtlijnen via een poster. Ook op de website van de Protestantse Gemeente Diepenveen wordt de informatie opgenomen evenals op de dorpswebsite.
-
Tussen kerkgangers dient anderhalve meter afstand gewaarborgd te worden.
-
Huisgenoten mogen bij elkaar zitten.
-
Volg de aangewezen looproutes.
-
Gemeentezang is vooralsnog helaas niet toegestaan.
-
Volg de aanwijzingen op van coördinatoren.
-
Geen ontmoeting en consumptie na afloop.
-
Het bezoek aan het toilet in de kerk tot een minimum beperken.
6 overige bijeenkomsten, vergaderingen en bezoekwerk
6.1 Overige bijeenkomsten en vergaderingen
Vergaderingen zijn mogelijk in de Notenhof met een maximum van 12 personen. Ook hiervoor gelden de richtlijnen van het RIVM. Ook voor andere bijeenkomsten en rouw- en trouwdiensten gelden de richtlijnen van het RIVM. Dit in nauw overleg met de betrokkenen.
Bezoekwerk
Het bezoekwerk wordt weer opgepakt met in achtneming van de hygiënerichtlijnen. Daar waar het niet mogelijk of gewenst is om het fysiek te doen, wordt telefonisch contact onderhouden.
Bijlage: Brief die naar gemeenteleden is toegestuurd met de uitnodiging en de richtlijnen zoals deze ook zijn vastgelegd in het gebruiksplan
Juni 2020
Coronawerkgroep Protestantse Gemeente Diepenveen
Diedy Crezee - ouderling
Minie Blom - ouderling
Klaas Pols - koster
Henk Spit - dominee
Ietje de Jong - diaken
